โปรแกรมบัญชีคือตัวช่วยหนึ่งที่หลายธุรกิจนิยมใช้ เพราะช่วยให้การจัดการบัญชีนั้นมีเป็นระบบระเบียบมากขึ้น เชื่อมโยงข้อมูลระหว่างองค์กรง่าย อำนวยความสะดวกในการจัดการธุรกิจได้อย่างดี แต่ก่อนที่จะลงโปรแกรมบัญชีเสร็จก็อาจมีอุปสรรคปัญหาติดขัดบ้าง ก่อนเราจะเริ่มต้นลงโปรแกรมบัญชีใดๆ จึงควรมีการเตรียมตัวให้พร้อมก่อน สำหรับสิ่งที่เราต้องเตรียมให้พร้อมก่อนการขึ้นระบบโปรแกรมบัญชี มีดังนี้
1. วางแผนการทำงานให้ดี
การวางแผนการทำงานนั้นสำคัญมากก่อนที่เราจะเริ่มต้นขึ้นระบบโปรแกรมบัญชี หากเดิมมีโปรแกรมบัญชีอยู่แล้วแต่จะเปลี่ยนระบบใหม่ก็จะต้องศึกษาให้ละเอียดรอบด้าน ทุกการทำงานที่เกี่ยวข้องกับการทำบัญชีอาจจะมีรูปแบบงานที่เปลี่ยนไปหลังจากลงโปรแกรมเสร็จ จึงควรวางแผนให้ครอบคลุมการทำงานของบุคลากรที่เกี่ยวข้อง ระหว่างการขึ้นโปรแกรมบัญชีก็อาจจะมีการใช้เวลานาน ต้องลำดับการทำงานให้ดี เพื่อที่ธุรกิจจะได้ดำเนินต่อได้โดยไม่ติดขัดปัญหา
2. มีการจัดเตรียมข้อมูลสำคัญไว้อย่างครบถ้วน
การขึ้นระบบโปรแกรมบัญชี หรือการลงโปรแกรมบัญชีให้เหมาะสมกับธุรกิจ ปกติแล้วโปรแกรมที่มีการทำงานอย่างละเอียดมักจะมีส่วนที่เราต้องลงข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับองค์กร เพื่อให้การทำงานของโปรแกรมบัญชีเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น สามารถจัดการงานต่างๆ ได้อย่างรวดเร็ว เราจึงควรเตรียมสำรองข้อมูลสำคัญต่างๆ ให้พร้อม เมื่อต้องขึ้นโปรแกรมจะได้เริ่มการทำงานได้ทันที
3. ทบทวนการทำงานโปรแกรมบัญชีที่จะใช้
เมื่อเราวางแผนการทำงานและเตรียมข้อมูลให้พร้อมแล้ว เราต้องมั่นใจด้วยว่าโปรแกรมบัญชีที่เราจะใช้จริงๆ มีการทำงานที่เราต้องการจริงๆ ถ้าขึ้นโปรแกรมบัญชีไปแล้วจะไม่นึกเสียใจทีหลังใช่ไหมว่าเราซื้อโปรแกรมนี้มาทำไม ใช้งานได้ไม่ถูกใจเลย ก่อนลงโปรแกรมจึงต้องแน่ใจด้วยว่า นี่แหละคือโปรแกรมบัญชีที่มีการทำงานของโปรแกรมสามารถตอบสนองความต้องการของธุรกิจได้อย่างสมบูรณ์
4. เตรียมความพร้อมให้บุคลากร
โปรแกรมบัญชีใหม่ๆ ต้องการบุคลากรที่มีความรู้ความสามารถเพียงพอที่จะทำงานได้เหมาะสมกับโปรแกรมนั้นๆ ผู้ประกอบการจึงควรอบรมบุคลากรที่เกี่ยวข้องกับการทำบัญชีให้มีทักษะความรู้ด้านโปรแกรมบัญชีที่เรากำลังจะขึ้นระบบ เพื่อว่าเมื่อมีการเริ่มต้นใช้โปรแกรมบัญชีกับธุรกิจแล้วจะได้ทำงานกันได้อย่างราบรื่น สามารถจัดการบัญชีได้เหมาะสมตรงตามความต้องการ
5. เริ่มขึ้นระบบให้ถูกตรงตามแบบแผนของโปรแกรมนั้นๆ
โปรแกรมบัญชีแต่ละโปรแกรมจะมีการขึ้นระบบแตกต่างกันไป บางโปรแกรมขึ้นระบบง่าย บางโปรแกรมมีการขึ้นระบบยุ่งยาก ซับซ้อน จึงควรขึ้นระบบให้ถูกต้องตามที่ผู้สร้างโปรแกรมบัญชีได้กำหนดไว้ แต่หากผู้ให้บริการด้านโปรแกรมมีบริการติดตั้งหรือขึ้นระบบโปรแกรมให้ เราก็ควรให้ผู้เชี่ยวชาญจัดการจะดีกว่า เพื่อจะได้ลดโอกาสการเกิดปัญหาการทำงานในอนาคต
การขึ้นระบบโปรแกรมบัญชี: การวางแผนการขึ้นระบบโปรแกรมบัญชีออนไลน์
ระบบโปรแกรมบัญชี ERP: 9 เคล็ดลับในการเลือกซื้อและขึ้นระบบ ERP
การใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการทำงานจะช่วยให้การทำการธุรกิจของเราเป็นไปอย่างสะดวกและรวดเร็วมากขึ้น แต่ก่อนเราจะเริ่มขึ้นระบบโปรแกรมบัญชีก็จะต้องเตรียมตัวให้พร้อม ทั้งการวางแผนการทำงาน การเตรียมข้อมูล อบรมความรู้บุคลากร เราต้องมีความรู้เกี่ยวกับการทำงานโปรแกรมบัญชีใหม่ และขึ้นระบบโปรแกรมบัญชีให้ถูกต้อง สิ่งต่างๆ เหล่านี้จะช่วยให้ธุรกิจของเราทำงานราบรื่น ช่วยให้ธุรกิจเติบโตก้าวหน้าได้อย่างดี